PERSONA導入で効率化を実現。今後は入社後の活躍まで見据えた採用活動へ
株式会社カチタスの人事として自社の採用・定着強化に尽力されている影山様に、中途採用目標達成に向けて一人で奮闘する中で感じた課題を解決すべく、PERSONAを導入された経緯や効果、そして今後の採用活動の展望について、島倉がお話をお伺いしました。
PERSONA導入のきっかけ
―― まず、影山さんの主なミッション、業務内容について教えていただけますか？
中途採用の採用目標を追いかけることが主なミッションでした。それに加えて、社内のリテンションにも取り組んでいました。具体的には、社員の定着強化のための資格取得支援や離職を防ぐ取り組みなどを行っていました。
―― 採用活動で感じていた課題感や、ATS導入を考えるきっかけは何でしたか？
会社の拡大に伴い、昨年から今年にかけて中途採用の目標が一気に上がりました。しかし、採用体制は私メインの一人体制のままでした。そのため、業務の効率化を図る必要性を強く感じていました。
中途採用に関しては、それまでExcelで管理をする、かなりアナログな形でしたので、私が転機を感じて、まずはATSを導入したいと考えたのがきっかけです。
さらに、採用するだけでなく、入社後の活躍まで見据えた採用活動の最適化をしていきたいという思いもありました。
―― 一人体制で目標拡大、かつ他のミッションもある状態の中で、Excel管理はなかなか大変ですよね。PERSONA導入に至るまでは、どのような流れで検討していましたか？
ATSの選定にあたっては、3社から5社ほどの製品を検討しました。事前に各社の機能を調べ、必要な機能が備わっているATSをリストアップしました。それぞれの製品についてお話を聞き、月々の金額感なども含めて検討しました。
―― トライアルで導入前にもPERSONAを触っていただきましたが、最終的にPERSONAに決めた理由は何でしたか？
PERSONAを選んだ理由として、大きく3つありました。
①管理がシンプルで分かりやすい使いやすさ
②AIによる自動入力機能と様々な分析機能
③データの半永久的な蓄積が可能
特にデータの蓄積については、他社のATSでは上限があることが多い中で、PERSONAは半永久的に蓄積できる点が決め手になりました。
また、キャリアアセスメント機能は、長期的に自社で活躍する人材を採用するためのサポートになると感じました。
便利な機能で採用活動をスムーズに
―― PERSONA導入後は、採用活動にどのような変化がありましたか？
導入後の大きな変化として4点あります。
①メールでの管理から脱却し、抜け漏れが減少
②採用活動のスピードアップ
③エージェント管理の実現
④集計分析機能による詳細な管理が可能
まず処理的な部分で大きな変化がありました。これまではメールで全てのやり取りを管理していたので、どうしても抜け漏れが出てきたりしていました。PERSONAを導入したことで、そういった抜け漏れが格段に減り、採用活動のスピードが上がりました。
特に大きな変化としては、エージェントさんの管理ができるようになったことです。今までは、どこのエージェントさんから、いつ、何名ぐらい候補者様が上がってきたのか、という程度の管理しかできませんでした。しかし、PERSONAの集計分析機能を使うことで、各エージェントさんから上がってきた候補者様の歩留まりがどうなっているか、といった細かい管理までできるようになりました。これは非常に大きな変化でしたね。
―― 様々な機能を使いこなしていただけていて、とても嬉しいです。日々PERSONAをご利用いただいていて、どの機能が便利だと感じていますか？
弊社の場合、学歴や高校偏差値、現職でのご経験などあらゆる角度より選考をしているので、候補者様の所属企業や出身校をワンクリックで検索できる機能は非常に便利です。手作業で調べる必要がなくなり、大幅な工数削減につながっています。
また、日程調整中か否かがワンクリックで確認できる機能や、メールを未読のままにできる機能など、細かい部分でも非常に使いやすくなっています。これらの機能のおかげで、採用活動がよりスムーズに進められるようになりました。
―― PERSONA全体のサービスとしては、魅力を感じている点はありますか？
PERSONAは単なるATSではなく、採用活動全体をサポートしてくれるサービスだと感じています。例えば、エージェント向け会社説明会の実施サポートなども非常に助かっています。
また、使っていく中で『こういう機能があったらいいな』と思うことがあるのですが、そういった要望をかなり早く実装してくれるんです。システムのフットワークの軽さというか、ユーザーの声に迅速に対応してくれる点が非常にありがたいですね。
新しい機能ができたときには、担当の方から定期的に『こういう機能ができて、こういう使い方をするといいですよ』といったアドバイスをいただけます。そのおかげで、採用活動が停滞することなく、常に改善を続けられているんです。
入社後の活躍まで見据えた採用活動へ。今後の展望と理想の採用像とは
―― 影山さんの今後の採用活動の目標について教えていただけますか？
採用して終わりではなく、採用した方が活躍して楽しんで働いていただけていることが、私にとってのやりがいですし、採用して良かったなとつながってきます。
―― ATS導入をご検討されている時から、入社後の活躍を大事にされていますよね。中長期的な視点で採用活動を行うことの重要性についてはどのように考えていますか？
中途採用だと時間的にはすごく短期的だと思いますが、『採用活動』という意味で言うと、長期的なものだと考えています。入社後の活躍、定着、さらなるキャリアアップというところを目指していっていただきたいので、そのための採用活動であり、会社づくりをしていきたいと考えています。
―― 影山さんにとっての理想の採用像はどのようなイメージでしょうか？
私たちの会社では、個々人の強みを伸ばそうという考えがあります。採用の段階から、その人の強みや可能性を見極め、入社後にどのように活躍できるかを想像しながら選考を進めています。例えば、頭を使う部分と人を動かす部分では、後者が大変だと感じることがありますが、そういった課題に挑戦できる人材を見出すことも大切だと考えています。
採用した人材が持つ潜在能力を最大限に引き出せるよう、入社後のフォローアップや育成にも力を入れています。それが結果的に、社員の定着率向上にもつながっていくと信じています。
―― 貴社の今後の採用計画についても教えていただけますか。
具体的な数字はまだ決まっていませんが、今年の水準は最低限クリアしたいと考えています。新卒採用の動きを見ていると、昨年よりも増えている状況なので、中途採用においても増えていく可能性はあると見ています。
単に人数を増やすだけでなく、会社の成長に貢献できる人材を見極めていくことが重要です。そのためには、面接だけでなく、様々な角度から候補者様を評価する仕組みづくりも必要だと考えています。
―― ありがとうございます。それでは最後に、これから採用活動に取り組む企業や人事担当者へのメッセージをお願いします。
採用活動は会社の未来を左右する重要な仕事です。短期的な視点だけでなく、中長期的な視点を持って取り組むことが大切だと思います。また、採用した人材が活躍できる環境づくりも同時に進めていくことが重要です。人材の獲得と育成は表裏一体のものだと考えています。
―― 今後もPERSONAのサービスを通じて、貴社の採用活動に貢献ができたら嬉しいです。今回は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。