急成長企業のCFOと人事責任者が語る、ATSで変わった採用活動と今後の展望
現在急成長中のバイオテック企業である株式会社Rhelixa様で、採用管理ツール（以下ATS）導入を検討したきっかけやPEROSONA導入後の変化、そして今後の採用のビジョンについて、取締役CFO神谷様と人事責任者天野様にお話を伺いました。
PERSONA導入の決め手は
── まずは、ATSを導入しようと思ったきっかけから教えていただけますでしょうか？
天野様：採用数が増えてきて、従来のGoogleドライブとスプレッドシートでの管理では限界を感じていました。特に情報の抜け漏れや人的ミスのリスクが高まっていたんです。また、研究開発系の会社なので、専門知識を持つ面接官との連携が必須で、情報共有やコミュニケーションの課題も大きくなっていました。この1年で採用人数も増えていて、従来の方法では回らなくなってきたんです。
── ATSを選ぶ際は、どのような点を重視されていたのでしょうか？
天野様：主に3つの点を重視しました。まず、必要な機能が網羅されているかどうか。次にコスト面のバランス。そして、操作性や使いやすさです。高すぎるものは避けて、自分たちの規模感に合ったものを探しました。また、情報を集約できる点も重要視しました。
── 他社製品とも比較検討されていましたが、最終的にPERSONAの導入を決めた理由は何でしたか？
天野様：大手の製品も2つほど検討しましたが、使っている求人媒体との連携がスムーズにできる点は魅力的でした。また、導入前の段階でのサポートの手厚さも決め手になりました。機能の追加要望にも柔軟に対応してくれたので、安心感がありましたね。
── ありがとうございます。そのように言っていただき、非常に嬉しいです。実際にPEROSONAを導入してみて、その後の採用業務はどのように変化していますか？
天野様：大きく変わりました。基本的にATSを軸とした採用業務フローに全て組み直したので、面接官との情報連携はもちろん、書類選考のフローも変わりましたし、面接の設定方法も変わりました。特に便利だと感じているのは、候補者様のご経歴や学歴がワンクリックで検索できる点です。また、エージェント様とのやり取りの履歴が一元管理できるのも助かっています。過去のコミュニケーション内容や紹介状況を簡単に追跡できるようになりました。
ATSで劇的に変化した採用業務の実態
── PEROSONAを導入してから、どのような効果を実感してますか？
天野様：一件あたりの作業時間が大幅に削減されました。以前はメールのやり取りだけでも時間がかかっていましたが、今は候補者情報が一覧で確認できるので、抜け漏れも減りました。おそらく一回の作業につき15分程度は短縮できているのではないでしょうか。また、日程調整の機能も非常に使いやすくなり、全体的な業務効率が向上しています。
── 効果を実感いただけて良かったです。面接官の方々の反応はどうでしょうか？
神谷様：面接官の方々にとっては、見ている画面が変わっただけという印象かもしれません。ただ、過去の面談記録を自分で簡単に振り返られるようになったので、その点では使いやすくなったと感じているようです。以前は『あの候補者さんの情報はどこにありますか？』といった問い合わせがきていましたが、今は自分で探せるようになっているので、そういった手間も減りました。
データ分析を活用した戦略的な採用活動への展望
── 最後に、今後の採用活動の展望についてお聞きしたいです。
神谷様：今後はより戦略的な採用活動を目指しています。単に応募者数を増やすだけでなく、当社の中長期的な人材ニーズに合った候補者様を効率的に見つけ出すことが重要です。PERSONAに蓄積されたデータを分析し、職種ごとの応募傾向や、どのようなスキルセットの方が多く応募してくるかなどを把握したいと考えています。また、面接記録なども活用して、求人媒体やホームページの内容を最適化していく予定です。データに基づいた採用戦略の構築を目指しています。
── データに基づいた採用戦略というのは、具体的にはどのようなデータ分析を行っていくイメージでしょうか？
神谷様：まず、過去の応募者データを分析して、職種ごとの応募時期の傾向を把握したいですね。例えば、研究者の方々が転職を考える時期などがわかれば、効果的なタイミングで採用活動を行えます。また、応募者のスキルセットや研究分野の傾向も分析したいと思います。当社では様々な分野の研究者が必要ですが、どの分野の方が多く応募してくるのか、逆に不足している分野はどこかなどを把握することで、より戦略的な採用計画が立てられるはずです。
── より戦略的な採用計画を立てていく上で、「面接官のパフォーマンス分析」もご活用いただけるのではと思いましたが、どうでしょうか？
神谷様：PERSONAのクロス分析機能を使って、面接官ごとの通過率や内定承諾率などを分析していきたいですね。特にジュニアの面接官が増えてきている中で、経験不足による判断ミスを防ぐためにも、データに基づいたフィードバックが重要だと考えています。通過率が高すぎる、または低すぎる面接官がいないかチェックしたり、内定後の辞退率が高い面接官がいないかなども確認していきたいと思います。
── ありがとうございます。その他、データ分析以外ではPERSONAをどのように活用していきたいですか？
神谷様：面接記録や志望動機などの情報も活用していきたいと考えています。候補者様が何を決め手に当社を選んでくださったのか、どのような点に魅力を感じているのかなどを分析することで、求人媒体やホームページの内容を最適化していく予定です。今までは一方的に情報を発信するだけでしたが、これからは候補者様からのフィードバックを受けて、柔軟に情報発信の内容を変えていきたいと思います。
── 今後とも貴社の採用活動成功に向けて少しでも貢献できるよう、サポートさせていただければうれしい限りです。今回は貴重なお時間をいただきまして、ありがとうございました。